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paulofaraujo
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| Cineplaneta Eventos (Photo credit: pauloaraujo) |
Computação em Nuvem permite FAPES aperfeiçoar seu processo de
orçamento
Adaptive Planning acelerou o processo de elaboração, análise e acompanhamento dos planos de orçamentos a partir da colaboração das equipes e eliminação das planilhas eletrônicas
A FAPES, Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES,
que gere investimentos superiores a R$ 9 bilhões, visando à cobertura de seus
compromissos previdenciais ao longo do tempo, contratou a ODE Peopleware para
aquisição do Adaptive Planning e migração do planejamento orçamentário para a
computação em nuvem com o objetivo de acelerar o processo de elaboração, análise
e acompanhamento dos planos orçados e realizados, incluindo a eliminação do uso
de planilhas eletrônicas e da promoção da descentralização e colaboração em
todas as etapas do processo.
Segundo Almir Vianna Lobianco, chefe de Departamento de Controladoria,
durante muitos anos os orçamentos da FAPES foram feitos em planilhas. Em épocas
de inflação alta, por exemplo, o planejamento ficava bastante limitado em
função das mudanças diárias na situação econômica do país. “Hoje,
especificamente para o plano de gestão administrativa, já estamos realizando
projeções para 10 anos, de 2014 a 2023. Isto graças à mudança do cenário
econômico e à capacidade tecnológica do Adaptive Planning”, explica. “Agora
temos a segurança de explorar e utilizar tudo aquilo que a ferramenta permite
fazer”, afirma.
A FAPES, instituída em 1975 pelo Banco Nacional de
Desenvolvimento Econômico - BNDE, hoje BNDES, é uma entidade fechada de
previdência complementar e no ranking nacional das entidades fechadas de
previdência complementar, ocupa a 12ª posição em patrimônio.
De alguns anos para cá, o processo orçamentário da Fundação
tornou-se mais abrangente e descentralizado, contando com a participação de
todas as unidades administrativas - centros de custo – que passaram a ser responsáveis
tanto pelos seus orçamentos quanto pela realização de suas despesas. As
interações oriundas do processo orçamentário passaram a 5 por ano, sendo uma
para a elaboração e as outras quatro para o acompanhamento, feito
trimestralmente. “O próprio acompanhamento também representou uma novidade,
pois possibilitou acompanhar as diversas atividades da Fundação, muito
distintas”, conta Lobianco.
O orçamento da FAPES evoluiu em todos os aspectos, envolvendo
desde os investimentos até a arrecadação das contribuições e pagamento de
benefícios, propiciando uma visão bastante abrangente para cada atividade:
Previdência, Investimento, Assistência e Administrativa. O orçamento se inicia
nas unidades, depois é classificado por atividade e em seguida vem a sua consolidação
global na Fundação. “Cada projeto possui seu orçamento e a partir do momento
que passamos a trabalhar por projetos, é possível alocar os recursos e dizer
quanto é que se vai gastar em cada um deles e em distintas etapas”, conta o
executivo.
O Adaptive Planning oferece uma série de funcionalidades e
permite apurar as variações que possam ocorrer durante a execução do
planejamento. “Antes, para promover qualquer alteração no orçamento era
necessário abrir todas as planilhas para se certificar que os vínculos seriam
respeitados e a consolidação daria certo. Imagine centenas de planilhas abertas
e ter que ajustar cada uma delas ao mesmo tempo. Este transtorno foi
eliminado”, comenta. “Também havia o risco elevado de erros e o tempo gasto
nesta tarefa era muito grande. Agora é tudo rápido e online, na nuvem, e a
ferramenta permite que a Diretoria acompanhe com clareza a alocação dos
recursos e o resultado projetado. Por exemplo, com investimentos da ordem de R$
9 bilhões, qualquer meio por cento é muito, é um caminhão de dinheiro. O
Adaptive Planning permite fazer projeções com variáveis diversas e auxilia em
um processo de tomada de decisão com maior segurança, rapidez e precisão.
Escolher como alocar recursos, analisar as variáveis e o impacto nos resultados
a partir de modelagens ficou mais fácil. Basta entrar no sistema”, destaca.
Lobianco conta que a mudança para uma solução dedicada de
planejamento orçamentário se tornou necessária porque o uso das planilhas ficou
insustentável. A escolha do Adaptive Planning aconteceu após o uso de outras
tecnologias e se baseou na necessidade de ter uma solução flexível que
aceitasse o processo de orçamento já estabelecido na FAPES, e que não fosse
necessário adaptar os processos criados à ferramenta. “Ou seja, precisávamos de
uma solução que fosse aderente ao nosso processo de orçamento, adaptável ao que
já existia, estabelecido e amadurecido ao longo dos anos. Não faz sentido algum
descartar este amadurecimento”, destaca o executivo.
Segundo ele, a avaliação do Adaptive Planning é muito positiva,
“em todos os aspectos porque o pessoal aqui é bastante crítico criterioso e
quando eles elogiam é porque ficou bom mesmo. Antes de optar pela ferramenta,
chegamos a avaliar 6 outras soluções e não ficamos satisfeitos com nenhuma,
mesmo encontrando ferramentas com grau elevado de aderência, mas eram sistemas
extremamente pesados e com custo excessivo”.
A parceria com a ODE Peopleware também recebe elogios do
executivo, porque, segundo ele, foi uma “consultoria parceira”, que
proporcionou a capacitação inicial “para que pudéssemos, nós mesmos cuidar da
capacitação das demais equipes da FAPES. Não ficamos amarrados à consultoria,
como acontecem em muitos casos. Antes, a FAPES usava uma ferramenta muito
conhecida e toda vez que se iniciava um plano de orçamento havia a necessidade
de se chamar a consultoria para nova parametrização do sistema e fazer tudo de
novo. “A gente não conseguia trabalhar sem chamar a tal consultoria. Nada disso
hoje é necessário com o Adaptive Planning e a ODE Peopleware”, garante. “É a
velha história: muitas ferramentas são mais pesadas, mais caras e ainda
carregavam a empresa para a consultoria”.
Mais informações:
http://www.fapes.com.br
http://www.odepeopleware.com.
http://www.fapes.com.br
http://www.odepeopleware.com.
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